Titolare del trattamento

La persona giuridica responsabile del trattamento dei dati personali del cliente è Nologix S.r.l. via Vitruvio 3, 20124 Milano (Italia)

Raccolta ed utilizzo dei dati personali

Nella presente Informativa  sono presentate le modalità con cui Nologix raccoglie i dati personali e per quali finalità vengono utilizzati.

Per motivi di sicurezza, in particolare per prevenire e rilevare attacchi sui nostri siti web o tentativi di frode, sono memorizzati per sette giorni anche l'indirizzo IP ed il nome del Fornitore di servizi Internet.

I dati personali possono essere ottenuti direttamente dal cliente, per esempio se si utilizza un veicolo in noleggio o se si visita il sito web di Nologix. Ci possono essere anche modi indiretti per acquisire i dati personali. Per chi abbia a disposizione un veicolo in noleggio, Nologix può ricevere informazionidal datore di lavoro, come ad esempio le informazioni di contatto. Se il cliente è in contatto con uno dei partner di Nologix, si possono anche ricevere informazioni da loro, ad esempio sulla fornitura dei servizi di manutenzione per il veicolo noleggiato.

Noleggio a lungo termine B2B

Per la fornitura di servizi di noleggio, viene sottoscritto un contratto con il cliente, azienda o persona fisica. Se si desidera utilizzare un servizio di noleggio, Nologix acquisirà e tratterà i seguenti dati personali: nome, indirizzo, città di residenza, numero di telefono ed indirizzo e-mail, in modo da essere in grado di contattare l'utente, creare una quotazione per un veicolo in noleggio ed un'offerta. Se si noleggia un veicolo con Nologix, saranno gestiti i dati relativi a tale veicolo (come il numero di targa, tipologia e modello, tipo di carburante e cavalli fiscali).

Per poter eseguire quanto sopra, saranno trattati nome, indirizzo, città di residenza, indirizzo e-mail (di lavoro), numero di telefono, tipologia di noleggio, modello di veicolo, cronologia dell’assistenza eseguita ed i contatti operativi. Inoltre, è possibile elaborare le informazioni sulla gestione del veicolo o qualsiasi altro dato personale che è stato fornito sia attraverso l'uso del portale di Nologix o su chiamata al call center, ovvero attraverso dispositivi della tipologia “Black Box”, per i dati relativi alla percorrenza del veicolo (luoghi, velocità, distanze), i luoghi e le ore di accensione e spegnimento del motore, l’ubicazione e la localizzazione. Il trattamento dei dati personali del cliente è necessario per la gestione del contratto di noleggio e dei servizi, compresi quelli assicurativi. È nell’interesse di Nologix fornire al cliente un servizio della migliore qualità.

Le informazioni vengono condivise con l’azienda cliente e/o il conducente del veicolo.

Nologix può essere contattata con varie modalità, come e-mail, telefono e tramite il sito web. In questo caso, i dati personali saranno utilizzati per rispondere a domande o richieste. A tal fine, è possibile trattare il nome, le informazioni di contatto, la corrispondenza con Nologix relativa a domande o richieste e tutti gli altri dati personali che saranno forniti e che saranno necessari per rispondere in modo appropriato.

Servizi di mobilità

Nologix fornisce i seguenti servizi aggiuntivi. Il trattamento dei dati del cliente è necessario per la gestione di ciascuno dei servizi previsti dal contratto. È nell’interesse di Nologix fornire al cliente un servizio della migliore qualità.

Manutenzione, riparazione e pneumatici

La sicurezza è fondamentale. È pertanto necessario eseguire regolarmente interventi di manutenzione, riparazione e servizio pneumatici per il veicolo utilizzato. Per la gestione dei servizi di manutenzione del veicolo, Nologix tratta i seguenti dati: nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, tipologia di noleggio, numero di targa, tipo e modello di veicolo e la cronologia dei servizi prestati al veicolo stesso. Inoltre, per la gestione operativa del veicolo, il trattamento viene esteso al numero di telefono cellulare della persona da contattare, ad esempio per fissare un appuntamento per i servizi di manutenzione.

I servizi di cui al presente paragrafo non vengono eseguiti direttamente da Nologix, che si avvale allo scopo di partner esterni, come concessionari, officine, gommisti. Il trattamento dei dati personali prevede anche la condivisione degli stessi con tali partner/fornitori. Anche il cliente può occasionalmente contattare i nostri partner/fornitori di servizi. In questo caso, il cliente dovrà fornire i propri dati personali direttamente al partner di servizi, che informerà Nologix sul tipo di intervento svolto, sul relativo costo, sul chilometraggio, sul nome del cliente e sulla targa del veicolo.

Le informazioni relative alla manutenzione del veicolo vengono condivise oltre con il driver, anche con l’azienda cliente.

Assistenza stradale

In caso di problemi alla vettura causati da sinistri stradali, guasti meccanici etc. Nologix è in grado di fornire un servizio di assistenza stradale, utilizzando i propri partner per intervenire anche in caso di necessità di traino o veicolo sostitutivo.

A questo scopo vengono raccolti i seguenti dati personali: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero di patente ed il luogo in cui viene richiesta e fornita l'assistenza.

Le informazioni sui dati personali vengono condivise con i fornitori esterni dei servizi di assistenza stradale.

Gestione sinistri

Un sinistro può verificarsi sia a causa del conducente del veicolo che di terze parti. In questi casi, può essere necessario gestire e riparare il danno ed organizzare un veicolo sostitutivo per ripristinare la mobilità. In caso di danni o sinistri al veicolo utilizzato, il cliente può inviare una segnalazione al Driver Desk di Nologix. In queste occasioni, vengono trattati i seguenti dati:

• nome, informazioni di contatto, numero di targa, cronologia del servizio, dettagli del veicolo, dettagli dell'incidente (comprese le foto), informazioni sulla natura e l'entità del danno, informazioni su eventuali altri occupanti e testimoni e qualsiasi altra informazione pertinente possa essere fornita con riguardo al contesto dell'incidente;
• informazioni rilevanti di eventuali terzi coinvolti nell'incidente, quali nome, nome della compagnia di assicurazione, numero di polizza assicurativa e qualsiasi rivendicazione da parte di terzi.
• informazioni raccolte attraverso dispositivi di localizzazione del veicolo, come luoghi e velocità di percorrenza, coordinate geografiche, km del veicolo.
• informazioni rilevanti raccolte da compagnie di assicurazione;
• se disponibili: testimonianze e / o rapporti creati dalle Autorità (polizia, vigili, etc.).

Le informazioni rilevanti possono essere condivise con le compagnie assicurative coinvolte,

In alcuni casi, Nologix incarica della perizia una società terza per la determinazione del danno. In questi casi, le informazioni ed i dati personali in possesso di Nologix potranno essere condivisi con tale società ai fini della valutazione del danno.

Il rapporto danni creato dalla società che ha condotto la perizia viene condiviso con Nologix, che potrà incaricare una società terza e/o altri professionisti per un approfondimento degli aspetti relativi alla liquidazione del danno o per la risoluzione di eventuali reclami. Anche le relazioni di questi professionisti sono condivise con Nologix.

In caso di noleggio a lungo termine, le informazioni ed i dati personali pertinenti alla gestione del sinistro vengono condivise con la società di appartenenza del conducente o della persona interessata.

Gestione multe

In linea di principio, le multe emesse dalle Autorità competenti nei confronti dei conducenti dei veicoli in noleggio vengono indirizzate ad Nologix, in quanto proprietaria dei veicoli stessi.

Nologix provvede al pagamento tempestivo di tali multe e, in base alle informazioni contenute nei sistemi gestionali, addebita l’importo alla società cliente o direttamente al conducente.

Il trattamento dei dati personali è finalizzato al pagamento delle multe e, se applicabile, ad ottenere il rimborso dalla società.

Trattiamo anche i seguenti dati, che vengono comunicati dalle competenti Autorità: nome, indirizzo, numero di patente, la tipologia il luogo e ora dell’infrazione e la multa elevata.

Nei casi di veicoli utilizzati in car pool o tramite car sharing, con l’impossibilità da parte di Nologix di conoscere l’identità del conducente del veicolo, i dati personali suindicati potranno essere condivisi con le apposite funzioni aziendali di riferimento.

La regolamentazione sulla gestione delle multe può differire da paese a paese. In alcuni casi, ad Nologix viene richiesto di comunicare i dati del conducente all’Autorità competente, che si rivolgerà direttamente al conducente per una gestione ulteriore delle violazioni.

Servizi di noleggio

Nologix offre servizi di noleggio sul mercato.

Per la fornitura di servizi di noleggio, Nologix sottoscrive un contratto con l’azienda cliente, che condivide con Nologix il nome, l’indirizzo, la città di residenza, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail dei propri collaboratori. Nologix potrà condividere i dati personali ricevuti con altri specialisti di noleggio, al fine di permettere a questi ultimi di contattare gli utilizzatori dei servizi e fornire il veicolo in noleggio più appropriato.

Nologix tratta i seguenti dati: numero di targa del veicolo, i costi associati, il luogo di consegna, il periodo di noleggio ed il referente aziendale da contattare. Il trattamento dei dati personali del cliente è necessario per la gestione del contratto che Nologix ha con il cliente. È nell’interesse di Nologix fornire al cliente un servizio della migliore qualità. Nologix condivide le informazioni sugli utilizzatori dei servizi di noleggio con l’azienda cliente, per finalità di fatturazione.

Per contattare Nologix, gli utilizzatori dei servizi di noleggio possono servirsi dell’e-mail, del telefono e del sito web. In quest’ultimo caso, i dati personali verranno trattati per rispondere a domande o richieste degli utilizzatori. A tal fine, potranno essere trattati il nome, le informazioni di contatto, la corrispondenza con Nologix riguardante le domande o richieste e tutte gli altri dati personali che possono essere forniti ad Nologix e che sono necessari per rispondere in modo adeguato all'azienda cliente e ai conducenti delle vetture noleggiate.

Analogamente, Nologix può contattare i propri clienti in relazione ai servizi di noleggio erogati.

Acquisto veicoli provenienti dal noleggio

Processo di acquisto

Nologix tratta dati personale in relazione al potenziale acquisto di un veicolo rientrato dal noleggio. Questo include l’esecuzione del contratto di acquisto, il trasferimento dei servizi ed il regolamento della transazione di pagamento.

A tal fine, Nologix raccoglie e tratta i seguenti dati: nome, sesso, informazioni di contatto, nome dell’azienda, informazioni commerciali ed altri dettagli necessari a completare la transazione di acquisto, comprese le informazioni sul conto bancario. Il trattamento dei dati personali del cliente è necessario per l’inserimento e la gestione del contratto di acquisto.

I dati personali potrebbero essere condivisi con partner di servizi finanziari.

Nologix può essere contattata con varie modalità, come e-mail, telefono e attraverso il sito web. Nologix raccoglie i dati personali nel momento in cui viene contattata oppure se vengono fornite dai clienti stessi informazioni aggiuntive presso i centri Nologix, come ad esempio, quando vengono inviate ad Nologix domande, suggerimenti, complimenti, reclami, denunce o quando si richiedono quotazioni per i servizi. Nologix può contattare il cliente in occasione di un possibile acquisto di un veicolo.

I dati trattati per le finalità di cui sopra sono: nome, sesso, referente per il contatto, nome dell’azienda, ed ogni altra informazione che viene fornita ad Nologix nel campo a scrittura libera del modulo di contatto, dove, ad esempio, si possono porre domande o richieste.

Marketing

Sondaggi

Nologix tratta i dati personali in occasione dell’invio periodico di questionari e sondaggi, per richiedere un riscontro sul livello di servizio offerto al cliente. I dati trattati a tale scopo sono: nome, indirizzo, e-mail, numero di targa e interessi/hobby.

Se non si desidera ricevere le richieste di partecipazione ai sondaggi da parte di Nologix, inviare una richiesta ai contatti indicati nella presente informativa, o disdire attraverso i contatti indicati nei sondaggi stessi.

Comunicazioni di marketing

Nologix potrebbe trattare i dati dei clienti qualora siano programmate eventuali attività di marketing e le relative comunicazioni, per informare su eventi, offerte speciali e su prodotti e servizi attuali o futuri. Per questo scopo, potrebbero essere trattati i seguenti dati: nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, interessi/hobby.

Nologix potrebbe contattare i clienti con riguardo alle comunicazioni di marketing, attraverso e-mail, newsletter, depliant e riviste.

Prima dell’utilizzo dei dati personali, Nologix richiede il consenso al trattamento per scopi diversi da quelli relativi alla gestione del noleggio. Qualora il cliente non (o non più) desideri ricevere le comunicazioni di marketing, potrà facilmente esercitare l’opzione di diniego.

È possibile contattare Nologix anche attraverso le informazioni di contatto previste dalla presente informativa, allo scopo di richiedere la revoca della sottoscrizione di consenso.

Siti web

Nologix raccoglie i dati personali di chi la contatta tramite sito web, ad esempio attraverso il modulo di contatto o inviando domande, suggerimenti, reclami, o per richiedere un preventivo sui servizi offerti.

I dati trattati allo scopo sono: nome, informazioni di contatto, nome dell’azienda di riferimento e qualsiasi altra informazione fornita nel modulo di contatto, dove è possibile porre una domanda, inviare un suggerimento o un reclamo.

Social media

I siti web di Nologix contengono anche i link alle pagine dei social media, come ad esempio, le pagine Facebook, Instagram e Linkedin e il feed Twitter.

Per quanto suindicato, vengono trattati i seguenti dati: nome, indirizzo e-mail, foto, elenco dei contatti ed altre informazioni che potrebbero essere fornite dall’utente quando si utilizzano le funzionalità dei social media.

Si precisa che Nologix non è responsabile per la raccolta ed il trattamento dei dati personali da parte di altre aziende ed organizzazioni, come ad esempio i social media, compreso il trattamento dei dati personali che il cliente divulga ad altre società od organizzazioni in connessione con le funzionalità dei social media di Nologix.

Cookies

Per il trattamento dati personali tramite cookie, si prega di far riferimento all’apposita Informativa : Cookies Nologix

Altre finalità

Conformità a leggi e regolamenti

Nologix è conforme alle leggi ed ai regolamenti in vigore, inclusi le raccomandazioni settoriali, le direttive ed i regolamenti comunitari.

Questo comporta che è nell’interesse di Nologix che i dati personali del cliente siano trattati nel modo più appropriato, o comunque secondo quanto richiesto dalla normativa in vigore, ed utilizzati per la revisione degli elenchi sanzioni, per eseguire due diligence, come prevenzione anti-riciclaggio e finanziamento del terrorismo ed altre attività finanziarie illecite, e per rispondere alle richieste da parte di autorità pubbliche e governative, come le Autorità di Vigilanza, le Autorità Fiscali e le agenzie investigative, comprese le Autorità Pubbliche e governative al di fuori del proprio paese di residenza.

Protezioni dei beni ed interessi aziendali

Nologix protegge i propri beni ed interessi aziendali.

Questo implica che sia interesse di Nologix che i dati personali dei clienti vengano trattati in modo appropriato e necessario ad assicurare l’approvazione da parte dei clienti stessi, a far rispettare i termini e le condizioni contrattuali, a proteggere le attività, i diritti di proprietà intellettuale, per assicurare il pagamento di quanto dovuto ad Nologix e consentire di seguire le procedure legali disponibili o limitare i danni che si potrebbero sostenere.

I dati personali che vengono trattati e/o condivisi dipendono sia dalle circostanze che da quali, tra le finalità menzionate nel precedente paragrafo, siano applicabili.

In linea di principio, Nologix elabora i dati personali solo se richiesto per uno degli scopi indicati nel paragrafo precedente.

Analisi dei dati

È nell’interesse di Nologix trattare dati personali allo scopo di analisi, sviluppo di nuovi servizi e miglioramento di quelli esistenti, identificando le tendenze e valutando l’efficacia delle attività svolte.

Per questo scopo, Nologix può elaborare le informazioni del veicolo e le altre di cui alla presente Informativa, se ciò si renda necessario per una delle finalità di cui al paragrafo precedente.

Accesso ai locali di Nologix

A coloro che sono in visita presso i locali di Nologix , possono essere richiesti dei dati personali per motivi di sicurezza. I dati raccolti a questo scopo sono: nome, informazioni di contatto e, se applicabile, il nome del dipendente Nologix presso il quale viene effettuata la visita.

Parti contraenti di Nologix

Se i dati personali di contatto del cliente sono stati inclusi nell’accordo tra le parti contraenti, Nologix tratta il nome, le informazioni di contatto e la ragione sociale del cliente (persona giuridica). Questo trattamento è per finalità di comunicazione. Le parti contraenti di Nologix possono essere ad esempio: partner, fornitori di servizi, clienti.

Nologix come Responsabile del trattamento

Ci cono servizi per i quali Nologix ha il ruolo di Responsabile del trattamento, per conto del cliente (es. azienda), come i servizi di Fleet Management. Il Titolare del trattamento, l’azienda cliente, è responsabile per il trattamento e l’uso dei dati personali. In queste circostanze, in caso di domande relative al trattamento ed alla protezione dei dati personali, si prega di contattare il proprio datore di lavoro.

A chi possono essere trasferiti i dati personali?

I dati personali che Nologix gestisce sono trattati come riservati e sono accessibili solo qualora ci sia una reale necessità di conoscerli. Nologix non condivide i dati personali che gestisce con terze parti, a meno che tale trattamento non sia necessario per la gestione dei servizi offerti ai clienti.

In aggiunta a quanto sopra esposto, Nologix condivide i dati personali:

• con i nostri partner fornitori di servizi, come concessionarie, carrozzerie, officine e gommisti;
• con le società partner coinvolte nella vendita e nella fornitura dei nostri servizi;
• con fornitori terzi di servizi che Nologix utilizza per trattare alcuni dati per proprio conto, come avviene nell’ambito dei fornitori delle aree Information Technology, sicurezza, legale, finanziaria e contabile;
• con le Autorità di Vigilanza, con le Autorità Fiscali ed agenzie investigative, se viene richiesto ad Nologix a norma di legge.

Nologix farà il possibile per garantire che tutte le terze parti si conformino alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Nella misura in cui alcuni dati personali possano essere trattati da terze parti per conto di Nologix e sulla base delle sue istruzioni, la stessa Nologix avrà cura di assicurare che vengano adottate le più opportune misure tecniche, organizzative e contrattuali per garantire che tali dati personali siano trattati esclusivamente per gli scopi indicati nella presente Informativa. Inoltre Nologix si assicurerà che eventuali terze parti utilizzate si attengano alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati ed alle disposizioni della presente Informativa.

Sicurezza

Nologix ha implementato diverse misure tecniche ed organizzative al fine di garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi relativi al trattamento dei dati personali, in conformità con la legislazione in vigore sulla protezione dei dati.

Nologix ha impostato per i propri server e le proprie reti delle misure di sicurezza sulla base delle migliori prassi, utilizzando firewall. Solo le persone identificate ed autorizzate possono utilizzare i sistemi Nologix. Le posizioni in cui i dati vengono archiviati sono accessibili solo al personale autorizzato ed attraverso sistemi di autenticazione avanzati.

Qualora si venga a conoscenza di una violazione della propria sicurezza, si prega di informare Nologix nel più breve tempo possibile attraverso l’indirizzo e-mail

info@nologix.it

Per quanto tempo Nologix conserva i dati personali?

Come regola generale, i dati personali sono conservati in conformità agli obblighi di legge e dei regolamenti interni di Nologix, che contengono periodi minimi e massimi di conservazione. I dati personali vengono quindi conservati per il periodo necessario ad attuare le finalità descritte nella presente Informativa, a meno che un periodo di conservazione più lungo non sia richiesto o consentito dalla legge.

Servizi di noleggio

Per finalità di noleggio, Nologix conserverà i dati personali ricevuti per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi contrattuali. Ciò implica la necessità di conservare i dati personali almeno per tutto il tempo in cui il contratto sia in vigore. Dopo la chiusura del contratto, ci potrebbe essere ancora la necessità di trattare i dati personali, per la gestione di sinistri, richieste di risarcimento danni o per la gestione multe. Poiché Nologix può ricevere le multe dei propri clienti fino a due anni dopo la chiusura del contratto, i dati personali sono conservati fino e non oltre l’esaurimento degli adempimenti e delle attività tutti comunque dipendenti dal contratto, anche dopo la cessazione dello stesso.

Nologix può trattare e conservare i dati personali per fini statistici. Per tali finalità, vengono utilizzati solo i dati strettamente necessari (indirizzo e codice postale). Altri dati personali (es. il nome) vengono cancellati o resi anonimi.

Clienti potenziali

Per i clienti potenziali la cui richiesta di noleggio non sia stata accettata da Nologix, non sono più necessari i dati personali raccolti nel corso dell’istruttoria della pratica. Pertanto Nologix cancella tali dati dopo l’esaurimento degli adempimenti e delle attività tutti comunque dipendenti dalla sottoscrizione dell’Offerta.

Veicoli provenienti dal noleggio

Per l’acquisto di veicoli provenienti dal noleggio, Nologix conserva i dati personali del cliente per un periodo non oltre l’esaurimento degli adempimenti e delle attività tutti comunque dipendenti dal contratto di acquisto.

I diritti del cliente

In linea di principio, il cliente, come interessato al trattamento ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali, ha il diritto di richiedere ad Nologix l’accesso, la rettifica o la cancellazione dei dati personali trattati da quest’ultima. Inoltre, ha il diritto di limitare il trattamento dei dati personali che lo riguardano o l’oggetto stesso di tale trattamento. Nel caso il consenso sia stato fornito per la raccolta ed un ulteriore trattamento dei dati personali, tale consenso può, in ogni momento, essere revocato con effetti per il futuro.

Se il cliente intenda esercitare uno dei suoi diritti o porre qualche domanda con riguardo al trattamento ed alla protezione dei dati personali, può inviare un’e-mail all’indirizzo:

info@nologix.it

Qualora il cliente non desideri più ricevere sondaggi o comunicazioni di marketing è pregato di contattare Nologix ai riferimenti forniti in questa informativa o di revocare l’adesione tramite i contatti comunicati nei sondaggi stessi o comunicazioni di marketing. Il cliente ha anche il diritto di opporsi, in qualsiasi momento e senza nessun addebito, al trattamento dei dati personali per finalità di marketing, inclusa la profilazione, nella misura in cui questa sia legata a tale finalità.

Il cliente ha anche il diritto di ricevere da Nologix i dati personali in un formato strutturato, comunemente utilizzabile e leggibile da un dispositivo. Inoltre, il cliente ha il diritto di incaricare Nologix di trasmettere tali dati ad un’altra società od organizzazione

Nella richiesta del cliente ad Nologix, si prega di chiarire esattamente a quali dati personali la richiesta si riferisca. Nologix può richiedere al cliente di fornire prova della propria identità o altre evidenze, prima di prendere in carico ed eseguire la richiesta. Nologix cercherà di dare seguito a quanto richiesto in tempi ragionevolmente brevi ed in ogni caso entro i termini di legge.

Nologix potrebbe avere la necessità di conservare determinate informazioni ai fini dell’archiviazione dei dati, per rispettare altri termini di conservazione obbligatori e/o per completare le transazioni iniziate prima della richiesta di tali modifiche o cancellazioni. Ci potrebbero essere informazioni residuali, che rimarrebbero nei database di Nologix e in altri archivi, senza essere rimosse.

Modifica alla presente Informativa

Nologix si riserva la facoltà di modificare la presente Informativa unilateralmente ed in qualsiasi momento. Nel sito web di Nologix è pubblicata la versione più recente dell’Informativa. Eventuali modifiche all’Informativa entreranno in vigore a partire dalla data di pubblicazione sul sito web di Nologix. L’utilizzo dei servizi Nologix da parte del cliente, in seguito alla modifica dell’Informativa comporta l’accettazione della stessa.

Domande e segnalazioni

In caso di domande riguardanti la presente Informativa, il trattamento e la protezione dei dati personali, si prega di inviare un’e-mail all’indirizzo: info@nologix.it

Inoltre, è possibile presentare una segnalazione alla competente Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.